Tutkimuksessa selvitellään Espoon kaupunginarkistossa työskentelevien asiakirja-ammattilaisten tiedonhankintaa, ja se kuuluu ammatillisen tiedonhankintatutkimuksen perinteeseen. Tutkimusta varten havainnoitiin ja haastateltiin Espoon kaupunginarkiston seitsemää asiakirja-ammattilaisia huhti–toukokuussa 2011. Tavoitteena on tutkia, mitkä tekijät vaikuttavat tiedonlähteiden ja kanavien valitsemiseen ja minkälaisia ongelmia tiedonhankinnassa esiintyy. Havainnointien ja haastattelujen analysoinnissa hyödynnettiin laadullisia menetelmiä, kuten tematisointia ja tyypittelyä. Tutkimustulosten sekä aikaisemman kirjallisuuden perusteella tutkimuksessa luodaan malli, joka kuvaa asiakirja-ammattilaisten tiedonhankintaa.

Tutkimuksen teoriatausta perustuu Leckien, Pettigrew’n ja Sylvainin (1996) ammatillisen tiedonhankinnan yleismalliin, Wilsonin (1981 & 1997a) informaatiokäyttäytymisen malleihin sekä Fosterin (2004) epälineaarisen tiedonhankinnan malliin. Tutkimusta taustoitetaan myös aikaisempien tutkimusten tuloksilla ja asiakirja-ammattilaisten tehtävistä kertovalla kirjallisuudella.

Asiakirja-ammattilaisten tiedontarpeet ovat lähtöisin arkistoalan ja asiakirjojen asettamista vaatimuksista sekä ajankohtaisista työtehtävistä. Asiakirja-ammattilaisten tiedontarpeet jakautuvat avoimiin ja kohdennettuihin tiedontarpeisiin: avoimet tiedontarpeet ovat suoraan lähtöisin alan vaatimuksista, kuten lainsäädännöstä, ja kohdennetut tiedontarpeet ovat työtehtävistä tai epäkohtien havaitsemisesta nousseita täsmällisempiä tiedontarpeita. Kohdennetut tiedontarpeet kertovat tarkasti esimerkiksi sen, minkä alan pöytäkirjojen säilytysajoista tietoa tarvitaan. Kohdennetut tiedontarpeet ovat asiakirja-ammattilaisten työssä keskeisessä asemassa, sillä viisi seitsemästä haastateltavasta koki tiedontarpeidensa liittyvän enemmän yksittäisiin tiedontarpeisiin kuin laajempaan selvittämiseen. Kohdennettujen tiedontarpeiden suosiota selittää tiedonhankinnan merkitys asiakaspalvelussa: haastateltavat kokivat hankkivansa tietoa asiakaspalveluun valmistautumista sekä asiakaspalvelussa toimimista varten.

Asiakirja-ammattilaiset käyttävät sähköisiä tiedonlähteitä ja henkilötiedonlähteitä eniten. Tutkimuksessa selvisi, että ensisijaisesti haastateltavat valitsevat tiedonlähteiksi sellaisia tiedonlähteitä, jotka he jo entuudestaan tuntevat ja jotka heidän arvionsa mukaan sisältävät etsityn tiedon. Tutkimuksessa tuli esiin ennakkokäsitys-ilmiö, sillä asiakirja-ammattilaiset muistivat jo ennalta, missä arkistotilassa etsitty asiakirja sijaitsee.

Asiakirja-ammattilaisten tiedonhankinnan ongelmat liittyivät tiedonhankinnan vaiheisiin kuten tiedonlähteille hakeutumiseen. Ongelmia aiheuttaa muun muassa tiedonlähteiden vähyys, mutta ennaltaehkäisemisen ja ratkaisukeinojen avulla asiakirja-ammattilaiset onnistuivat usein löytämään tarvitsemansa tiedon. Ongelmien kanssa toimeen tuleminen oli kuitenkin tuttua asiakirja-ammattilaisille: asiakirjojen järjestystä ei esimerkiksi saanut muuttaa, sillä muutoin asiakirjojen väliset suhteet olisivat kadonneet.

Avainsanat: ammatillinen tiedonhankinta, asiakirja-ammattilaiset, tiedonhankintakäyttäytyminen, kaupunginarkisto, tiedonhankinnan ongelmat