Viestinnän toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa ja viestinnän tarpeet lisääntyvät. Ajanhallinta ja ajan tehokas käyttäminen ovat avainasemassa, jotta viestintään varatut henkilöstöresurssit riittävät lisääntyviin tarpeisiin. Opinnäytetyö on toimintatutkimus, jonka tavoitteena on parantaa työn ennakoitavuutta Kurikan kaupungin viestinnässä.

Opinnäytetyössä selvitetään teoriapohjan avulla työn ennakointiin vaikuttavia keskeisiä tekijöitä, jotka ovat ajan käytön suunnittelu, keskeytyksien minimointi ja joustavuuden lisääminen. Keskeisiä ajanhallintataitoja ja erityisesti ennakoitavuutta pyritään kehittämään kokeilujen avulla työpajamuotoisesti. Työssä kokeiltiin vuosikelloa ennakointiin ja työn organisointiin, Eisenhowerin matriisia priorisointiin, Pomorodo-menetelmää tehokkaaseen keskittymiseen ja 1–3–5-sääntöä tehtävien hallintaan ja priorisointiin. Menetelmistä parhaiten viestinnän arjessa toimivat Eisenhowerin matriisi, Pomodoro ja vuosikello.

Kokeilut ovat oiva tapa nopeaan testaamiseen käytännössä ja osoittaa työkalujen toimivuuden tai toimimattomuuden viestinnän työssä. Eisenhowerin matriisi auttoi viestintätiimiä hahmottamaan oman työn priorisointia ja osoitti tarpeen kehittää lisää työkaluja priorisoinnin helpottamiseksi. Pomodoro toimi keskittymisen apuvälineenä ja siten asetettujen tavoitteiden saavuttaminen helpottui. Pomodoro-menetelmän kokeilu korosti, miten tärkeää keskeytyksetön työnteko on, jotta voi olla tehokas ja saavuttaa tavoitteita.

Opinnäytetyön aikana toteutettiin viestinnälle vuosikello vuodelle 2023, joka paransi työn ennakoitavuutta. Kehitystyö ei tullut täysin valmiiksi vaan kehitystyötä jatketaan. Todennäköisesti vuosikello toimii vuosi vuodelta paremmin ennakoinnin ja työn organisoinnin työkaluna. Tulevaisuudessa tietojen kerääminen helpottuu, kun käytäntö on jo tuttu.