Tämän toimeksiantona tehdyn opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella Julkiselle organisaatiolle X sopiva ja järkevä asiakasrekisteri ja valita siinä käytettävä ohjelmisto. Kohdeorganisaatio on julkisella sektorilla toimiva organisaatio, jota kutsutaan tässä työssä nimellä Julkinen organisaatio X sen anonymiteetin säilyttämiseksi.

Työssä perehdytään ensin julkisen sektorin asiakaslähtöisyyden kehittämiseen ja toimivan ulkoisen viestinnän edellytyksiin. Näiden lisäksi tutustutaan asiakkuudenhallintaan ja asiakasrekisterin ominaisuuksiin, jonka jälkeen kartoitetaan kohdeorganisaation tarpeet. Kun tarpeet on selvitetty, vertaillaan ratkaisuvaihtoehtoja, joista yksi valitaan Julkisen organisaation X asiakasrekisteritarkoitukseen.

Kohdeorganisaation tarpeiden kartoittamiseen on opinnäytetyössä käytetty kvalitatiivista menetelmää teemahaastatteluiden muodossa. Haastateltavat olivat Julkisen organisaation X työntekijöitä, jotka työskentelevät viestinnän ja asiakaspalvelun parissa. Kaikki viisi haastateltavaa tulevat olemaan asiakasrekisterin lopullisia käyttäjiä, joten heidän mielipiteensä olivat tärkeitä tarpeita kartoittaessa. Haastatteluiden jälkeen analysoidaan kohdeorganisaation tarpeita ja ratkaisuvaihtoehtojen ominaisuuksia, minkä perusteella valitaan vaihtoehdoista tarkoitukseen sopivin tietokoneohjelma.

Vertailuun valittiin kolme organisaatiossa eri käytössä jo olevaa ratkaisua ja kaksi muuta ratkaisua, jotka voisivat soveltua haluttuun käyttötarkoitukseen. Parhaimmiksi osoittautuivat jo organisaation muussa käytössä olevat ratkaisut, joista yksi oli ylitse muiden. Ehdotettavaksi valittiin Microsoft Sharepoint Server, joka täytti monipuolisuudellaan kaikki haastateltavien antamat kriteerit. Julkinen organisaatio X päätti ottaa kyseisen ratkaisun käyttöön. Jatkotoimenpiteistä vastaavat työntekijät ja Hallinnon tietotekniikkakeskus.