Yritysmaailmassa tapahtuu muutoksia jatkuvasti, ja on selvää, että pysyvää on vain muutos. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli toimitila- ja kiinteistönhoitopalveluja tarjoava yritys, jonka ydinliiketoiminta perustuu asiakasyrityksissä tapahtuviin muutoksiin. Tässä opinnäytetyössä tarkasteltiin muutosjohtamista yrityksen oman toiminnan kehittämisprojektin osana. Muutos-johtaminen koettiin yrityksessä ajankohtaiseksi ja kriittiseksi menestystekijäksi sopimushallinnan järjestelmän ja prosessien uudistamisessa.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää muutosjohtamisen hyvät käytännöt ja kehittämiskohteet sopimushallinnan arkistoinnin digitalisointiin liittyvässä pilottiprojektissa, joka käynnistyi syksyllä 2014. Pilotista saatujen kokemusten pohjalta tarkoituksena oli luoda kehittämissuunnitelma ja muutosjohtamisen työkalu tulevia samanlaisia muutoksia varten, jotka toteutetaan muissa kohdeorganisaation liiketoimintayksiköissä vuoden 2015 aikana. Kehittämissuunnitelma sisältää hyväksi koetut käytännöt sekä korjaamista vaativat kohteet. Näiden pohjalta muutosjohtamisen työkalu ohjeistaa toimimaan muutosjohtamisen askeleiden mukaisesti tulevissa muutoksissa.

Opinnäytetyössä käsiteltiin muutoksen johtamista Kotterin kahdeksan vaiheisen muutosjohtamisen mallin mukaisesti. Teoreettisessa tietoperustassa korostuu muutosjohtamisen kahdeksan vaihetta. Muutosjohtamisen lisäksi tietoperustassa käsitellään sopimushallinnan arkistoinnin digitalisointimuutokseen vaikuttaneita muutosvoimia. Kehittämismenetelminä opinnäytetyön toiminnallisessa osuudessa käytettiin teemahaastattelua ja kyselyä, jotka toteutettiin syksyn 2014 ja kevään 2015 aikana. Teemahaastattelut toteutettiin pilottimuutoksen projektipäällikölle ja liiketoimintayksikön johtajalle kahdesti muutoksen aikana. Kysely puolestaan kohdistettiin muutoksen kohdehenkilöille eli palvelu- ja sopimuspäälliköille.

Tuloksien perusteella on huomattavaa, että muutos koostuu useista eri vaiheista, ja jokaisella vaiheella on merkitys muutoksen onnistuneen läpiviennin kannalta. Opinnäytetyön tuotos eli kehittämissuunnitelma ja sopimushallinnan arkistoinnin digitalisointimuutoksen muutosjohtamisen työkalu nähtiin toimeksiantajan puolesta hyödyllisenä. Opinnäytetyö sisältää toimeksiantajan mukaan erittäin arvokasta tietoa muutosjohtamisesta ja projektinhallinnasta. Toimeksiantaja tulee hyödyntämään opinnäytetyötä muutosjohtamisen eri osa-alueiden kehittämisessä tulevaisuudessa.