Tämä opinnäytetyö on tehty toiminnallisen opinnäytetyön periaatteiden mukaisesti, jolloin se koostuu toiminnallisesta osuudesta ja opinnäytetyöraportista. Työn toiminnallisessa osuudessa suunniteltiin ja toteutettiin ohjekirja oppilaitoksissa toteutettavien turvallisten tapahtumien järjestäjille. Laaditun oppaan tarkoituksena on auttaa tapahtuman vastuullisia järjestäjiä viranomaisten edellyttämän turvallisuussuunnitelman laatimisessa, tarvittavien viranomaisilmoitusten tekemisessä sekä johtamaan tapahtuma turvallisesti alusta loppuun asti.

Suomessa oppilaitokset järjestävät useita tapahtumia vuodessa, joihin voi osallistua esimerkiksi oppilaitoksen oppilaita ja muita sidosryhmiä. Tapahtumien osallistujat voivat olla profiililtaan hyvinkin erilaisia: oppilaitoksen alueen kuntien johtoa, oppilaitoksen yhteystyökumppaneita yritysmaailmasta sekä oppilaita että heidän läheisiään. Tapahtumia voidaan järjestää joko oppilaitoksen omissa tiloissa tai muualta varatuissa tiloissa. Tällä hetkellä Suomessa ei ole saatavilla opasta joka auttaisi juuri oppilaitoksia turvallisuussuunnitelman ja viranomaisilmoituksen teossa.

Pelastuslainsäädännön mukaan tapahtuman järjestäjän tulee tapahtumaa järjestäessään varmistaa, että se pystytään hoitamaan sekä turvallisesti että lakeja ja asetuksia noudattaen. Lainsäätäjä velvoittaa tapahtumajärjestäjät toimimaan vastuullisesti lakien ja asetusten mukaisesti sekä myös opastamaan henkilöstöä turvallisen tapahtuman aikaansaamiseksi.

Kokoontumislain mukaan tietyt, tapahtuman luonteesta johtuvat tekijät velvoittavat tapahtumajärjestäjää tekemään muun muassa viranomaisilmoituksen sekä yhteistyötä tapahtumapaikan pelastuslaitoksen ja poliisin kanssa.

Tässä opinnäytetyössä on pyritty ottamaan huomioon lainsäädännön vaatimukset sekä se mahdollisuus, että tapahtumapaikka olisi joku muu kuin oppilaitoksen oma kiinteistö. Myös tällöin kohteen turvallisuuteen tulee kiinnittää huomiota ja vaaditut velvoitteet on hoidettava aivan kuin oppilaitoksen omienkin tilojen suhteen.

Tämän opinnäytetyön toiminnallinen osuus tehtiin muotoon, jossa sitä voi käyttää pohjana oppilaitostapahtuman turvallisuussuunnitelman laatimisprosessissa. Se auttaa tapahtumajärjestäjää käymään läpi järjestettävän tapahtuman kannalta tärkeitä painopistealueita ja keskittymään tekijöihin, jotka kuuluvat nimenomaisesti kyseessä olevaan kohteeseen.

Tämä turvallisen yleisötapahtuman opas pilotoitiin Espoossa, Omnian OpenHouse tapahtumassa, 28.10.2011. Tällöin oppaan pohjalta laadittiin InnoOmnian uusien tilojen tapahtumaturvallisuussuunnitelma, riskikartoitus ja viranomaisilmoitus. Laadittu opas sai osakseen paljon kiitosta ja onkin jo leviämässä muihin oppilaitoksiin sekä tapahtumajärjestäjille että myös opetuksen tukimateriaalina.