Turun Kansantanssin Ystävät ry (TKY) tarvitsi uuden viestintäsuunnitelman auttamaan asioiden tiedottamisessa paremmin, tehokkaammin ja nopeammin. Tavoitteena työllä oli uudelleen aikatauluttaa seuran jäsenlehden ilmestyminen, sähköpostiryhmän perustaminen nopeaa tiedottamista varten, paikallisten lehtien kartoittaminen tapahtumista markkinoimista varten, vuosikalenterin luominen seuran Internet sivuille sekä sopivan dokumenttipankin löytäminen seuran ohjaajien ja hallituksen jäsenten käyttöön.

Työ aloitettiin kartoittamalla, mitkä ovat tutkittavat kohteet ja millaisia parannuksia ne vaativat. Jo aiheen rajausta tehtäessä tuli selväksi, että työssä ei tarvitse erikseen pohtia, mitkä olisivat käytettävät viestintäkeinot, koska ne olivat jo valmiiksi olemassa. Juuri ne vaativat hieman parannusta. Dokumenttipankin eli pilvipalvelun löytämistä varten tehtiin pieni kyselytutkimus niille ihmisille joita palvelun käyttöönotto koski. Kyselyn avulla selvitettiin, onko joku käyttänyt jotain pilvipalvelua aikaisemmin, annettiin jopa muutama vastaus vaihtoehto ja kysyttiin mielipidettä tällaisen palvelun käyttöönotosta.

Suunnitelman tekeminen eteni tutkittavien kohteiden mukaisesti. Jäsenlehden uudelleen aikataulutus vaati kalenterin, josta katsottiin sopivat välit lehden ilmestymiselle sekä deadlineille. Sähköpostiryhmän perustaminen vaati sen, että palvelun toimittaja lisäsi sivuille alustan, johon seuran Internet-sivujen ylläpitäjä voisi luoda ja ottaa käyttöön sähköpostiryhmän. Alueen paikalliset lehdet vain kartoitettiin ja etsittiin sopivat, missä voisi mainostaa TKY:n tapahtumia. Vuosikalenterin luominen jakautui kahteen eri osaan. Päätettiin, että osa tapahtumista ilmoitetaan edelleen Internet-sivuilla ja osa seuran Facebook-sivuilla. Dokumenttipankin löytäminen oli suurimman työn takana, mutta sopiva palvelu löytyi ja sen käyttöönotto on aloitettu kyselytutkimuksen jälkeen.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että viestintäsuunnitelman sisältö riippuu yhteisöstä, jolle se laaditaan, tarkoituksesta ja toteutuksesta. Viestintäsuunnitelma voi olla yksinkertainen ja luettelomainen tai vastaavasti monipuolinen ja tutkimukseen pohjautuva.

Turun Kansantanssin Ystävät ry (TKY) needed a new communication plan to help with spreading the information better, faster and more effectively. The aim for this thesis was to reschedule publication for TKY member newsletter, to set up an e-mail group, to find local newspapers for advertising, to create an event calendar for the TKY website and to find a convenient cloud computing service for dance teachers of the association and the members of authority for joint use.

The thesis was started with a definition of improvement needs. Choice of communication tools was excluded from the study because the tools already existed but needed improvement. To find a good and convenient cloud computing service, there was a survey made to define who had used this kind of service before, if they have a favorite service and what their opinion of finding a cloud computing service was.

Making the communication plan proceeded as planned. Rescheduling the newsletter needed a calendar which was looked for appropriate timelines for publication and deadlines. Setting up an e-mail group needed that the service provider provided a platform to enable creation of an e-mail group by webpage Webmaster. Local newspapers were explored for advertising for a better possibility to market performances of dance groups. Creating an event calendar was divided into two parts. On the websites there is going to still be the calendar for some events and the second calendar is going to be on the TKY Facebook pages. Finding the cloud computing service needed a bigger job than any other subject, it started to operate as soon as the survey was finished.

The study showed that the content of the communication plan depends on the community for which was drawn up, the purpose and its implementation. The communication plan can be simple and a list-like or diverse and research-based.