Turun Kansantanssin Ystävät ry (TKY) tarvitsi uuden viestintäsuunnitelman auttamaan asioiden tiedottamisessa paremmin, tehokkaammin ja nopeammin. Tavoitteena työllä oli uudelleen aikatauluttaa seuran jäsenlehden ilmestyminen, sähköpostiryhmän perustaminen nopeaa tiedottamista varten, paikallisten lehtien kartoittaminen tapahtumista markkinoimista varten, vuosikalenterin luominen seuran Internet sivuille sekä sopivan dokumenttipankin löytäminen seuran ohjaajien ja hallituksen jäsenten käyttöön.

Työ aloitettiin kartoittamalla, mitkä ovat tutkittavat kohteet ja millaisia parannuksia ne vaativat. Jo aiheen rajausta tehtäessä tuli selväksi, että työssä ei tarvitse erikseen pohtia, mitkä olisivat käytettävät viestintäkeinot, koska ne olivat jo valmiiksi olemassa. Juuri ne vaativat hieman parannusta. Dokumenttipankin eli pilvipalvelun löytämistä varten tehtiin pieni kyselytutkimus niille ihmisille joita palvelun käyttöönotto koski. Kyselyn avulla selvitettiin, onko joku käyttänyt jotain pilvipalvelua aikaisemmin, annettiin jopa muutama vastaus vaihtoehto ja kysyttiin mielipidettä tällaisen palvelun käyttöönotosta.

Suunnitelman tekeminen eteni tutkittavien kohteiden mukaisesti. Jäsenlehden uudelleen aikataulutus vaati kalenterin, josta katsottiin sopivat välit lehden ilmestymiselle sekä deadlineille. Sähköpostiryhmän perustaminen vaati sen, että palvelun toimittaja lisäsi sivuille alustan, johon seuran Internet-sivujen ylläpitäjä voisi luoda ja ottaa käyttöön sähköpostiryhmän. Alueen paikalliset lehdet vain kartoitettiin ja etsittiin sopivat, missä voisi mainostaa TKY:n tapahtumia. Vuosikalenterin luominen jakautui kahteen eri osaan. Päätettiin, että osa tapahtumista ilmoitetaan edelleen Internet-sivuilla ja osa seuran Facebook-sivuilla. Dokumenttipankin löytäminen oli suurimman työn takana, mutta sopiva palvelu löytyi ja sen käyttöönotto on aloitettu kyselytutkimuksen jälkeen.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että viestintäsuunnitelman sisältö riippuu yhteisöstä, jolle se laaditaan, tarkoituksesta ja toteutuksesta. Viestintäsuunnitelma voi olla yksinkertainen ja luettelomainen tai vastaavasti monipuolinen ja tutkimukseen pohjautuva.