Työ käsittelee sähköistä asiakirjojen hallintaa ja ylläpitoa yleisellä tasolla. Tähän kuuluvat hallintajärjestelmien yleiset ominaisuudet ja niiden käyttö, kuten myös syyt siihen minkä takia sähköinen asiakirjojen hallinta on nykyään käytössä erilaisissa organisaatioissa.

Sähköista asiakirjojen hallintaa suositaan organisaatioissa sen tehokkuuden ja helppokäyttöisyyden vuoksi, koska monesti asiakirjojen hallintaan tehdyt järjestelmät on tehty mahdollisimman helpoiksi ja monipuolisiksi käyttää. Tämä tekee asiakirjojen hallinnasta kustannustehokasta ja itse asiakirjojen hallintaan tehdystä järjestelmästä nopeasti käyttöönotettavan, jolla on merkittävä vaikutus organisaation toimintaan. Lisäksi sähköisen asiakirjojen hallinnassa dokumentaatiolle ei tarvita fyysistä tilaa, vaan kaikki tallentuu tietokantaan järjestelmän kautta.

Sähköiseen asiakirjojen hallintaan kuuluu myös ylläpito, joka on järjestelmän toiminnan kannalta tärkeä. Ylläpidon tehtävänä on huolehtia, että järjestelmän käyttöönotto sujuu hyvin, henkilöt sitoutetaan käyttämään järjestelmää ja pystytään rajaamaan tarjolla olevista vaihtoehdoista järjestelmäksi sellaisen, joka vastaa organisaation tarpeita.

Esimerkkiohjelmistoksi sähköistä asiakirjahallintaa koskien on valittu Dynasty for SQL, joka käyttää SQL-tietokantoja asiakirjojen ja näiden metatietojen tallennukseen. Asiakirjojen arkistointiin liittyen ohjelma käyttää erillisiä passiivitietokantoja, jotka muodostetaan vanhoista tuotantotietokannoista. Passiivikannat ovat siis arkistotietokantoja, joissa käyttäjät voivat tarpeen tullen käydä selailemassa vanhoiksi menneitä asiakirjoja.

Tavoitteena oli luoda kuvaus siitä, kuinka sähköinen asiakirjojen hallinta toimii, miten sellaista järjestelmää ylläpidetään ja millaisia ominaisuuksia siihen kuuluu. Työ tehtiín sekä harjoitusasennusten että oikeiden asiakasasennusten parissa, eli asennettiin sähköisten asiakirjahallinnan järjesteälmä asiakkaan palvelimelle siten, että se toimi oikein. Tulokset olivat hyviä, koska järjestelmien asennusten tuli onnistua lähes poikkeuksetta, mutta samalla tuli vastaan myös ongelmia, joita ratkaistaessa piti käyttää myös luovuutta ja ulkoisia lähteitä apuna.

Yleisellä tasolla opinnäytetyön toteuttaminen oli haastavaa ja muutamia ongelmakohtia tuli vastaan, joihin oli pakko etsiä ratkaisu. Kuitenkin tavat, joilla käytännön osuus toteutettiin, toimivat, koska niitä oli tukemassa tarvittavat dokumentoinnit.