Työ käsittelee sähköistä asiakirjojen hallintaa ja ylläpitoa yleisellä tasolla. Tähän kuuluvat hallintajärjestelmien yleiset ominaisuudet ja niiden käyttö, kuten myös syyt siihen minkä takia sähköinen asiakirjojen hallinta on nykyään käytössä erilaisissa organisaatioissa.

Sähköista asiakirjojen hallintaa suositaan organisaatioissa sen tehokkuuden ja helppokäyttöisyyden vuoksi, koska monesti asiakirjojen hallintaan tehdyt järjestelmät on tehty mahdollisimman helpoiksi ja monipuolisiksi käyttää. Tämä tekee asiakirjojen hallinnasta kustannustehokasta ja itse asiakirjojen hallintaan tehdystä järjestelmästä nopeasti käyttöönotettavan, jolla on merkittävä vaikutus organisaation toimintaan. Lisäksi sähköisen asiakirjojen hallinnassa dokumentaatiolle ei tarvita fyysistä tilaa, vaan kaikki tallentuu tietokantaan järjestelmän kautta.

Sähköiseen asiakirjojen hallintaan kuuluu myös ylläpito, joka on järjestelmän toiminnan kannalta tärkeä. Ylläpidon tehtävänä on huolehtia, että järjestelmän käyttöönotto sujuu hyvin, henkilöt sitoutetaan käyttämään järjestelmää ja pystytään rajaamaan tarjolla olevista vaihtoehdoista järjestelmäksi sellaisen, joka vastaa organisaation tarpeita.

Esimerkkiohjelmistoksi sähköistä asiakirjahallintaa koskien on valittu Dynasty for SQL, joka käyttää SQL-tietokantoja asiakirjojen ja näiden metatietojen tallennukseen. Asiakirjojen arkistointiin liittyen ohjelma käyttää erillisiä passiivitietokantoja, jotka muodostetaan vanhoista tuotantotietokannoista. Passiivikannat ovat siis arkistotietokantoja, joissa käyttäjät voivat tarpeen tullen käydä selailemassa vanhoiksi menneitä asiakirjoja.

Tavoitteena oli luoda kuvaus siitä, kuinka sähköinen asiakirjojen hallinta toimii, miten sellaista järjestelmää ylläpidetään ja millaisia ominaisuuksia siihen kuuluu. Työ tehtiín sekä harjoitusasennusten että oikeiden asiakasasennusten parissa, eli asennettiin sähköisten asiakirjahallinnan järjesteälmä asiakkaan palvelimelle siten, että se toimi oikein. Tulokset olivat hyviä, koska järjestelmien asennusten tuli onnistua lähes poikkeuksetta, mutta samalla tuli vastaan myös ongelmia, joita ratkaistaessa piti käyttää myös luovuutta ja ulkoisia lähteitä apuna.

Yleisellä tasolla opinnäytetyön toteuttaminen oli haastavaa ja muutamia ongelmakohtia tuli vastaan, joihin oli pakko etsiä ratkaisu. Kuitenkin tavat, joilla käytännön osuus toteutettiin, toimivat, koska niitä oli tukemassa tarvittavat dokumentoinnit.

Subject of the thesis is electrical document management and administration on a general level. The thesis in-cludes the reasons why electrical document management has become a popular way of administrating documents in different organisations, but the thesis also describes the most general features of software designed for document management.

The goal of the thesis was to create a description about electrical document management and administration, how such a system works and what is required in order to get it to work. The practical part of the thesis was done by installing such a software to either test machines or a customer's server. Results were good because the installations had to be successful, due to demanding customer server environments.

Software made for document management is popular in organisations because it is effective, due to the fact that many times software is versatile along with its good usability. This makes document management cost-effective and quickens the process which is required before a document management system can be put in use properly.

A crucial part of electrical document management is the administration, which is required so that the system works effectively. The administrative staff taking care of the system needs to make sure that the system is taken in use smoothly. Also, they will have to take care that the employees know how to use it effectively, but the most important thing to figure out is to pick a system which fits for the organisation the best.

An example from such a system is Dynasty for SQL. It uses SQL Server databases to store the documents and their meta data. For archiving older data, Dynasty for SQL uses passive databases, which are made from old production databases when new production databases are created to replace them. Passive databases are archives which users can browse with limited user rights to seek for older information.

On a general level, making this thesis was challenging and there were a few problematic encounters which had to be solved. However, good method documentation used during the thesis was of great assistance and with it the thesis was successfully made.