Hämeenlinnan seurakuntayhtymän esimiehiltä puuttui selkeä ja yksinkertainen ohjeistus heidän vastuullaan olevista henkilöstöhallinnollisista tehtävistä. Ongelman ratkaiseminen edellytti selvitystä siitä, mitä henkilöstöhallinnollisia tehtäviä esimiesten vastuulle kuuluu, miten niiden suhteen pitäisi toimia ja mistä löytyvät tarvittavat tiedot ja lomakkeet. Tavoitteena oli tehdä selkeä, yksinkertainen ja helppokäyttöinen opas kaikkien organisaation esimiesten käyttöön.

Tutkimusmenetelmänä oli esimiesten käytössä olevien kirjallisten materiaalien tutkiminen, työlainsäädännön vaatimusten selvittäminen ja henkilöstöpäällikön haastattelu. Saadut tulokset yhdistettiin aiheittain hakusanoiksi, joiden kohdalle koottiin kaikki siihen liittyvät asiat. Pohjatietojen keräämisen jälkeen tekstiä korjattiin, täydennettiin ja tarkistettiin.

Lopputuloksena kehitettiin ”Esimiehen henkilöstöhallinnolliset tehtävät Hämeenlinnan seurakuntayhtymässä” -opas esimiehille. Se sijaitsee kirkkoverkossa ja on kuvakkeena esimiesten tietokoneiden työpöydällä. Oppaassa on lyhyt johdanto, sisällysluettelo ja aakkosjärjestyksessä otsikoina kaikki ne aiheet, jotka jokaisen esimiehen on otettava huomioon päivittäisessä työssään. Otsikoiden alle on koottu aiheeseen liittyvät tarpeelliset tiedot ja kerrottu, mistä löytyy lisää tietoa aiheesta. Lisätietoihin voi olla valmis linkki. Kaikkiin tarvittaviin lomakkeisiin on linkit oikeissa kohdissa.

Oppaasta tuli tavoitteen mukainen, se on yksinkertainen, helppokäyttöinen ja toimiva. Sitä voi täydentää, muokata ja päivittää tarvittaessa. Opasta käyttämällä vasta tulee ilmi, mitä kaikkea tietoa siinä olisi hyvä olla, joten täydentämisen tarvetta tulee varmasti jatkuvasti.