Yritysmaailmassa tapahtuu muutoksia jatkuvasti, ja on selvää, että pysyvää on vain muutos. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli toimitila- ja kiinteistönhoitopalveluja tarjoava yritys, jonka ydinliiketoiminta perustuu asiakasyrityksissä tapahtuviin muutoksiin. Tässä opinnäytetyössä tarkasteltiin muutosjohtamista yrityksen oman toiminnan kehittämisprojektin osana. Muutos-johtaminen koettiin yrityksessä ajankohtaiseksi ja kriittiseksi menestystekijäksi sopimushallinnan järjestelmän ja prosessien uudistamisessa.

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää muutosjohtamisen hyvät käytännöt ja kehittämiskohteet sopimushallinnan arkistoinnin digitalisointiin liittyvässä pilottiprojektissa, joka käynnistyi syksyllä 2014. Pilotista saatujen kokemusten pohjalta tarkoituksena oli luoda kehittämissuunnitelma ja muutosjohtamisen työkalu tulevia samanlaisia muutoksia varten, jotka toteutetaan muissa kohdeorganisaation liiketoimintayksiköissä vuoden 2015 aikana. Kehittämissuunnitelma sisältää hyväksi koetut käytännöt sekä korjaamista vaativat kohteet. Näiden pohjalta muutosjohtamisen työkalu ohjeistaa toimimaan muutosjohtamisen askeleiden mukaisesti tulevissa muutoksissa.

Opinnäytetyössä käsiteltiin muutoksen johtamista Kotterin kahdeksan vaiheisen muutosjohtamisen mallin mukaisesti. Teoreettisessa tietoperustassa korostuu muutosjohtamisen kahdeksan vaihetta. Muutosjohtamisen lisäksi tietoperustassa käsitellään sopimushallinnan arkistoinnin digitalisointimuutokseen vaikuttaneita muutosvoimia. Kehittämismenetelminä opinnäytetyön toiminnallisessa osuudessa käytettiin teemahaastattelua ja kyselyä, jotka toteutettiin syksyn 2014 ja kevään 2015 aikana. Teemahaastattelut toteutettiin pilottimuutoksen projektipäällikölle ja liiketoimintayksikön johtajalle kahdesti muutoksen aikana. Kysely puolestaan kohdistettiin muutoksen kohdehenkilöille eli palvelu- ja sopimuspäälliköille.

Tuloksien perusteella on huomattavaa, että muutos koostuu useista eri vaiheista, ja jokaisella vaiheella on merkitys muutoksen onnistuneen läpiviennin kannalta. Opinnäytetyön tuotos eli kehittämissuunnitelma ja sopimushallinnan arkistoinnin digitalisointimuutoksen muutosjohtamisen työkalu nähtiin toimeksiantajan puolesta hyödyllisenä. Opinnäytetyö sisältää toimeksiantajan mukaan erittäin arvokasta tietoa muutosjohtamisesta ja projektinhallinnasta. Toimeksiantaja tulee hyödyntämään opinnäytetyötä muutosjohtamisen eri osa-alueiden kehittämisessä tulevaisuudessa.

Changes occur constantly in the business world. The commissioner of this thesis operates in the field of facility and service management. The core business of the company is based on the changes that happen in the companies of their clients. This thesis examined change management as part of a development project of the company's own operations. Change management was seen as a topical and critical success factor in reforming the contract management system and processes.

The purpose of this thesis was to list good practices and areas of development for change management in the pilot project relating to the digitization of contract management and archiving. The project was launched in autumn 2014. The objective was to create a development plan and a change management tool, based on the experiences gained in the pilot, for similar changes that are going to be implemented in the organization's other business units in 2015. The development plan includes good practices, as well as the areas in need of repair. Based on these, the change management tool instructs to operate in accordance with the change management steps in the changes happening in the future.

Theory of change management in this thesis is based on Kotter's eight phase change management model. The theoretical framework also discusses how forces affect the contract management of archive digitization. The functional section of the thesis was implemented by theme interviews and survey, which were executed during autumn 2014 and spring 2015. The theme interviews were implemented twice with the project manager of the pilot project and the director of the business unit during the change. The survey, in turn, was allocated to service and contract managers.

The results of this thesis show that any change consists of several steps, and each step is important and relevant for a successful change. The results of the thesis and the change management tool for the contract management of archive digitization change, was seen as useful by the commissioner. According to the commissioner, the thesis includes also very valuable information about change management and project management. The commissioner will use these to develop different areas of change management in the future.