Yritykset ovat nykyään hukkumaisillaan tietotulvaan tiedon määrän valtavan kasvun myötä. Työntekijät tallentavat tietoja moniin paikkoihin ja niitä on vaikea löytää myöhemmin kaiken tallennetun tietomassan seasta.

Tiedonhallinnan kehittämiselle on siis suuri tarve. Paperimaailmasta sähköiseen siirtyminen ei ole kuitenkaan aivan yksinkertaista, vaan vaatii tarkkaan mietittyjä ratkaisuja monen asian, kuten järjestelmän ja tiedostomuotojen, suhteen. Sähköisten asiakirjojen käyttöönotto vaatii lisäksi koko työyhteisön panostuksen. Onnistuminen on siis kiinni monesta osatekijästä.

Tiedonhallinnan tarpeet ja ratkaisut vaihtelevat organisaatioittain, joten myös järjestelmän käyttöönoton vaikutukset ovat erilaisia. Investoidessaan järjestelmään organisaatio kerryttää kustannussäästöjä työnteon tehostuessa. Järjestelmän avulla myös inhimilliset virheet vähenevät, mikä lisää kustannustehokkuutta ja nostaa laatua. Kaiken kaikkiaan järjestelmän hyödyt voidaan nähdä kustannussäästöjen ja uusien tuottojen muodossa.

Tämän opinnäytteen tarkoituksena on luoda monipuolinen katsaus sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin periaatteisiin sekä nostaa esiin kysymyksiä, joita jokaisen sähköisen arkiston käyttöönottoa harkitsevan tulisi pohtia. Vaikka datan tallentaminen ja arkistointi sähköisessä muodossa tuo eteen uusia haasteita, ovat niiden tuomat hyödyt mittavat. Tämän päivän kilpailutilanteessa asiakkaiden laadukas palvelu ja tehokkaat työrutiinit vaativat teknologian hyödyntämistä.

Ensimmäisenä opinnäytteessä tarkastellaan asiakirjahallintaa ja -hallintoa, niiden tehtäviä ja hyötyjä sekä selvitetään niiden ero. Tämän jälkeen tutustutaan itse asiakirjoihin ja siihen, mikä tekee dokumentista asiakirjan. Edellä mainittujen jälkeen käsitellään arkistointia ja sähköisesti arkistoitavaa aineistoa koskevia määräyksiä. Opinnäytteen loppupuolella keskitytään sähköiseen arkistointiin sekä sen mahdollisuuksiin ja haasteisiin. Sähköisen arkistoinnin lisäksi opinnäytteen lopussa käsitellään sähköistä pitkäaikaissäilytystä ja siihen liittyviä tekijöitä.