Haku

Päiväkirjaopinnäytetyö Hallinnon assistentin tehtävistä

QR-koodi

Päiväkirjaopinnäytetyö Hallinnon assistentin tehtävistä

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja oli sähkö- ja automaatioteknologian yritys, joka toimii Suomessa neljällä paikkakunnalla. Suomen lisäksi yrityksellä on toimintaa myös Puolassa ja yritys on laajentamassa toimintaansa myös Ruotsiin. Toimeksiantona oli tuoda yrityksen lähiesimiehille uusia toimintatapoja, jotka helpottavat arkea henkilöstön johtamisessa sekä auttaa kehittämään viestintää. Uudet toimintatavat keskittyivät paperittomaan asiointiin sekä yhtenäiseen viestintään. Toimeksiannon lisäksi henkilökohtaisena tavoitteena oli pystyä itsenäiseen työskentelyyn sekä toimimaan kesälomien sijaisena erityisesti henkilöstöhallinnon puolella opinnäytetyön päätyttyä. Teoreettisessa viitekehyksessä keskityttiin toimeksiannon mukaan pääosin viestintään, mutta myös työssä jaksamiseen, itsensä ja oman työnsä johtamiseen sekä yhteistyö- eli YT-menettelyyn. Opinnäytetyöprosessin aikana kehittämistoimenpiteenä valmistui Excel-muotoinen lomataulukko Tampereen tuotannon työnjohtajille, johon he merkitsevät kaikki lomat sen sijaan, että toisivat ne paperisina kirjattavaksi. Viestinnän osalta yrityksessä siirryttiin yhteiseen sähköiseen viestintäkanavaan, jolla tavoitetaan jokainen työntekijä ja henkilöstön poissaoloviestiä yhtenäistettiin. Lisäksi laskujen tarkastusprosessia helpotettiin ottamalla käyttöön vahvistettu -ruksi tilausjärjestelmässä. Toimeksiannon osalta tulokset ovat olleet hyviä, sillä kaikki kehittämistoimenpiteet on otettu yrityksessä käyttöön. Oman osaamisen kehittämisen osalta tuloksiin ollaan myös tyytyväisiä, sillä HR managerin sijaistaminen sujui odotettua paremmin ja haastavimmistakin tehtävistä selvittiin ilman esimiehen konsultaatiota hyödyntäen työtäni tukevia ohjeistuksia. Työkuormasta ja työssä jaksamisesta keskusteltiin opinnäytetyön aikana paljon. Omalta osaltani pääsin keventämään osittain henkilöstön työkuormaa ottaessani heiltä joitain tehtäviä vastaan, koska huomasin omassa aikataulussani siihen mahdollisuuksia. Myös lomia varten tehdyn lomataulukon käyttöönotto sujui suunnitellusti. Uutta viestintäkanavaa varten onnistuin keräämään koko henkilöstön yhteystiedot sekä päivittämään ne henkilöstöjärjestelmään. Jokainen ehdottamani käytänne on otettu yrityksessä vastaan hyvin, vaikka ehdottamani käytänne koskien poissaoloviestiä vaati vielä työstämistä. Tämä vastarinta koski yhtenäistä poissaoloviestiä. Kuitenkin hyvin perusteltuna ja joustaen tämäkin asia on saatu etenemään. Jatkokehittämisehdotuksena yrityksen tulisi vahvistaa esimiesviestintää, sillä siihen ei opinnäytetyön puitteissa tehty muutoksia. Esimiesvalmennus oli käynnissä koko tämän prosessin ajan, joten ei ollut järkevää tehdä useita muutoksia yhtä aikaa. Jatkossa kuitenkin suosittelen kiinnittämään tähän asiaan enemmän huomiota. Tämän lisäksi ehdotan yritykselle henkilöstölle julkaistavaa vuosikelloa, josta he näkevät mitä vuoden aikana tulee tapahtumaan.

Tallennettuna: