Opinnäytetyön kehittämisprojektina oli suunnitella ja toteuttaa tapahtumamanuaali Laurean restonomiopiskelijayhdistys Lare ry:lle. Tapahtumamanuuali edesauttaisi yhdistystä tapahtumien järjestämisessä, toimien käyttäjästä riippuen joko ohjekirjana tai muistilistana ta-pahtumaprosessin aikana. Manuaalin avulla Lare ry:n järjestämien tapahtumien laatu kasvaisi, virheiden mahdollisuus laskisi ja tapahtumaprosessi helpottuisi.

Laurean restonomiopiskelijayhdistys on vuonna 2016 perustettu opiskelijajärjestö, jonka jäseniksi voivat liittyä Laurea-ammattikorkeakoulun restonomiopiskelijat. Yhdistyksen tavoite on tuoda esiin matkailu- ja ravitsemusalan monimuotoisuutta, edistää restonomiopiskelijoiden yhteisöllisyyttä sekä luoda mahdollisuuksia verkostoitua niin muiden opiskelijoiden kuin työelämän edustajienkin kanssa. Tapahtumien järjestäminen on yhdistyksen ensisijainen keino markkinoida itseään sekä toteuttaa tavoitteitaan. Olemassaolonsa aikana yhdistys on järjestänyt useita tapahtumia, mutta siltä on puuttunut selkeät käytännöt, joilla tapahtumia tuotetaan.

Opinnäytetyön tietoperustana on tapahtumajärjestämisen kriittiset pisteet. Näitä pisteitä ovat tapahtuman suunnitteluvaihe, toteutusvaihe, budjetointi, tapahtumaturvallisuus sekä tapahtuman markkinointi. Kehittämisprojektissa on syvennytty edellämainittuihihin tapahtumaprosessin vaiheisiin, joiden pohjalta on lähdetty muodostamaan tapahtumamanuaalia.

Tutkimusmenetelmänä on käytetty haastattelua. Haastateltavana oli Laurea Entrepreneurship Society ry:n puheenjohtaja. Yhdistyksen edustajaa haastateltiin, koska yhdistyksellä on olemassa olevat selkeät toimintatavat tapahtumien järjestämisen osalta. Haastattelu toteutettiin teemahaastatteluna. Haastattelun teemoina oli opiskelijatapahtuman suunnittelu, toteutus, markkinointi, turvallisuus sekä opiskelijatapahtuman järjestämisen erityispiirteet.

Kehittämisprojektin tuloksena syntyi Lare ry:lle suunniteltu ja toteutettu tapahtumamanuaali. Manuaali pitää sisällään tapahtumajärjestämisen kriittiset pisteet sekä tehtävät. Tehtävät on jaoteltu ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen tehtäviksi. Tehtävälistauksen vierestä löytyy tarkistussarake, johon käyttäjä merkitsee tehtävän tehdyksi.

Manuaali on suunniteltu käytettäväksi joko sähköisessä muodossa tai paperiversiona. Koska tuotoksen on tarkoitus palvella käyttäjäänsä tapahtumasta riippumatta, sisältää se myös tehtäviä, jotka eivät jokaisen tapahtuman kohdalla ole relevantteja. Käyttäjän vastuulle jää arvioida, mitkä tehtävät koskettavat työn alla olevaa tapahtumaa.

Tarvittaessa manuaalia pystyy jatkokehittämään ja se mukautuu käyttäjänsä mukaan. Lare ry:n toiminnan muuttuessa ja kasvaessa voidaan manuaalia muokata paremmin vastaamaan käyttäjän tarpeita.