Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia oikeushallinnon sähköisen asiakirjahallinnan ja asiankäsittelyn tietorakennetta. Tutkimus tehtiin tapaustutkimuksena, missä käydään läpi sähköisen asioinnin ja sähköisen arkistoinnin edellytyksiä, kuvataan mitä edellytetään julkisen hallinnon organisaation toiminnalta uuden järjestelmän kehittämisessä ja käyttöönotossa. Uuden asianhallintajärjestelmän eli aineistopankin tutkimista voidaan parhaiten kuvata tapaustutkimuksen avulla.

Oikeushallinnon alalla on otettu käyttöön osittain sähköinen asianhallintajärjestelmä, joka muuttaa nykyistä työympäristöä paperisesta sähköiseen muotoon. Nyt rakenteilla oleva järjestelmä ei ole vielä kokonaisuudessaan käytössä. Tutkimusta kuvataankin olemassa olevan aineistomateriaalin pohjalta ja mitä on suunniteltu järjestelmän toteuttamiseksi olemassa olevien suunnitelmien ja ohjeistusten pohjalta.

Julkisen hallinnon periaatteet, määräykset sekä säädökset tulee huomioida uuden asianhallin-tajärjestelmän suunnittelussa ja käyttöönotossa. Julkisen hallinnon toimintaa määrittävät pitkälti lainsäädännölliset asiat, kun kyseessä on esimerkiksi asiakirjahallintaa, sähköistä asiointia tai sähköistä arkistointia koskevat seikat. Rakenteilla olevan asianhallintajärjestelmän toiminta perustuu suosituksiin, arkistolaitoksen määrityksiin ja mitä muun muassa Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta on ohjeistettu. Kokonaisarkkitehtuurin kautta rakennettavan järjestelmän rakenteet ovat moninaiset, siksi tuleekin kiinnittää huomiota tiedonohja-ussuunnitelmien, metatietoarvojen sekä tietomallien rakenteisiin, jotta ne vastaavat asetettuja vaatimuksia.

Tutkimuksessa esille nousivat loppukäyttäjien mielipiteet muun muassa, uusi järjestelmä parantaisi työntekoa sekä tehostaisi toimintaprosesseja. Tulevaa käyttöönottoa odotetaan mielenkiinnolla, hanke nähdään hyvänä ratkaisuna oikeushallinnossa, jossa käytössä olevia järjestelmiä pidetään osittain jälkeen jääneitä nykyajan kehityksestä. Uuden asianhallintajärjestelmän sekä sähköiseen asioinnin myötä saadaan huomattavia säästöjä, parannetaan yleisesti oikeusturvaa ja tuomioistuinlaitoksen toimintaa. Esille nousi myös, etteivät nykyiset järjestelmät kommunikoi riittävästi keskenään. Kun tulevaisuudessa on käytössä yksi toimiva järjestelmä, parantaisi se tuottavuutta, yhtenäistäisi toimintoja, nopeuttaisi tiedon siirtämistä ja ennen kaikkea työ voitaisiin keskittää substanssiosaamiseen.

Tulevan järjestelmän toiminnan muutokseen turvaamiseen ja koulutukseen on ryhdytty varsin käytännönlähtöisesti liikkeelle näin saadaan loppukäyttäjät huomioitua parhaiten sekä ongel-makohtiin voidaan reagoida nopeasti. Siirtyminen sähköiseen maailmaan julkisella puolella on väistämätöntä tulevaisuutta ajatellen. Tietojärjestelmä on välineenä ja työympäristönä tule-vaisuutta, jota oikeushallinnossa on alettu nyt rakentamaan.