Organisaatioiden ydin- ja tukiprosesseissa syntyy valtavia määriä tietoa. Syntyvä tieto ja organisaation osaaminen muodostavat tietopääoman, joka tulisi tunnistaa muun pääoman tavoin merkittäväksi voimavaraksi ja kilpailutekijäksi, jota voidaan hyödyntää toiminnan mittarina, sekä kehittämisen ja tehostamisen välineenä. Tietojohtaminen ja tiedonhallintastrategia ovat avainasemassa olemassa olevan tiedon ja tietotarpeiden määrittämisessä ja organisaation ydintiedon tunnistamisessa.

Hyvällä ja suunnitelmallisella tiedonhallinnalla varmistetaan, että organisaation tietopääoma säilyttää arvonsa ja että yksittäinen tieto on jalostettavissa organisaatiolle lisäarvoa tuottavaksi informaatioksi ja tietämykseksi.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa oppilaitosorganisaation opiskelijahallintajärjestelmän tiedonhallinnan nykytila ja kehittämiskohteet. Tavoitteena oli löytää ratkaisuja opiskelijahallintojärjestelmän tehokkaampaan ja helpompaan hyödyntämiseen organisaation sisäisen ja ulkoisen laskentatoimen sekä tilastoinnin informaation tuottamisessa. Kehittämistyönä toteutettiin kartoitus ja riskianalyysi järjestelmän nykytilasta, vaatimusmäärittely eri tarpeisiin kerättävästä tiedosta, sekä tehtiin tarvittavat korjaukset ja ohjeistukset laadukkaan tiedon tallentamisen ja käytön varmistamiseksi.